La via italiana per la gestione documentale efficace, sicura e legal by design
AGI - Una gestione documentale efficace, grazie all’utilizzo di un Document Management System (DMS), permette alle aziende di grandi dimensioni e alla Pubblica Amministrazione di centralizzare le informazioni, ottimizzare i processi e i flussi di lavoro. Nei prossimi cinque anni il giro d’affari dei software di gestione documentale aumenterà in media del 3,6% all'anno, toccando i 980 milioni di dollari di fatturato nel 2024: circa 180 milioni in più rispetto a quanto raggiunto nel 2019 (previsione della società Market Study).
Il DMS è così emergente tra le soluzioni perché aiuta le imprese a centralizzare le informazioni migliorando la ricerca e la condivisione di qualsiasi documento a tutti i livelli aziendali. Non è solo digitalizzazione (o dematerializzazione) di fogli di carta e relativo risparmio di materiale.
Nell'era della trasformazione digitale, infatti, l'innovazione delle applicazioni software rappresenta una tappa fondamentale per le aziende e la PA. Ma molto spesso non basta: i tradizionali processi aziendali, spesso frammentati e inefficienti, devono essere ripensati e reingegnerizzati per sfruttare appieno il potenziale delle nuove tecnologie o la scelta di aver abbracciato il cloud o sempre più spesso l’approccio cloud native. Un gestore documentale performante permette di ridefinire radicalmente la gestione dei flussi documentali, un'attività critica in ogni realtà aziendale. Scegliere una piattaforma davvero integrabile e soprattutto scalabile, API First e sviluppata a microservizi, è il passaggio capace di cambiare le regole del gioco: deve cambiare e adattarsi a qualsiasi futura necessità di nuovi processi e modelli di business, oltre a garantire assoluta sicurezza informatica e valore legale dei documenti e del workflow.
Inoltre, una soluzione personalizzabile e su misura permette di ricalcare, ottimizzare o addirittura reingegnerizzare i processi già in uso, integrandoli in un sistema digitale avanzato. Questo permette di efficientare le operazioni, migliorare la compliance normativa, incrementare la produttività e offrire una customer experience sempre più soddisfacente nei processi chiave di un’azienda.
Aruba Enterprise – la divisione del gruppo Aruba specializzata in progetti IT tailor made per grandi organizzazioni e PA in ambito cloud, data center e trust services - e Siav - dal 1990 lo specialista italiano nella dematerializzazione, nella gestione elettronica dei documenti e nei processi digitali - hanno unito le forze e il meglio della propria offerta per proporre una soluzione di Enterprise Content Management indirizzata a imprese private ed enti della Pubblica Amministrazione con “altissimi livelli di disponibilità e scalabilità”, oltre che di sicurezza e facile integrabilità con altre soluzioni e servizi già in uso nel sistema informativo del cliente.
La piattaforma di gestione documentale avanzata in cloud è progettata completamente su misura del singolo cliente e integrata nativamente con i Trust Services di Aruba, prestatore fiduciario di servizi qualificati (QTSP) europeo conforme alle norme eIDAS. In questo modo il gestore documentale può garantire la validità legale e probatoria sia dei documenti che dei flussi digitalizzati. La soluzione viene erogata sotto forma di servizio secondo un approccio SaaS (Software as a Service) dall'infrastruttura proprietaria Aruba GDPR-compliant situata in Italia per garantire la piena sovranità dei dati anche a pubbliche amministrazioni e aziende operanti con informazioni sensibili. Senza considerare il ruolo consulenziale dei due partner nell’approcciare necessità, desiderata e pain delle organizzazioni.
Siav è una società Benefit capace di crescere e far crescere i propri partner e clienti creando senso di appartenenza grazie alla fiducia delle competenze specialistiche maturate nelle relazioni di progetti complessi di innovazione. E anche grazie alla capacità di garantire attività di analisi, implementazione e supporto con le proprie risorse al servizio dei suoi clienti. Tutto questo restituisce valore che permette alle aziende ed enti partner di Siav di diventare un punto di riferimento per la propria clientela, per i dipendenti e per la collettività.
Con le tecnologie Siav di gestione documentale in cloud viene garantito un approccio multi-tenant, cloud-native, con ampia scalabilità e flessibilità e totale integrabilità con l’ecosistema informativo aziendale, abilitando soluzioni sicure ed efficaci per la gestione e condivisione dei contenuti, dei dati e dei processi di business. Queste soluzioni sono progettate e sviluppate sulla base dei principi dettati dal Cad (Codice di amministrazione digitale), dalle linee-guida AgID in merito a formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e dal piano triennale della Pa, permettono una gestione documentale completa, in grado di automatizzare qualsiasi tipo di flusso e di documento e di garantire la gestione dell’intero ciclo di vita del patrimonio informativo, dalla creazione alla condivisione, fino all’archiviazione. Vengono garantiti i massimi standard di governance e business continuity per soddisfare e semplificare esigenze di ambienti collaborativi e digitalizzazione di processi complessi ed articolati. Infine, sviluppata con un approccio a microservizi e API First, la piattaforma mira alla piena scalabilità e integrabilità con le soluzioni e le scelte cloud già compiute dalle organizzazioni.
L’integrazione nativa con i Trust Services di Aruba (posta elettronica certificata, firma digitale e remota e conservazione digitale) conferisce valore legale e probatorio a qualsiasi documento o processo del workflow documentale, lungo tutto il ciclo di vita del documento e rafforza la governance nell’ambito della gestione documentale. Nello specifico i servizi trust, integrati nella soluzione, ne rafforzano il valore fiduciario come l’integrità dei dati e dei documenti, la non modificabilità, la data certa, la firma qualificata, Conservazione e opponibilità a terzi. La suite completa, inoltre, è erogata tramite infrastruttura cloud di Aruba localizzata in Italia e conforme ai più elevati standard di sicurezza del settore (rating 4 ansi/tia-942), Gdpr-compliant e qualificata Acn.
“La partnership con Siav è una sinergia tutta Made in Italy tra due realtà che condividono gli stessi valori e la stessa spinta all’innovazione, volta a favorire la transizione digitale delle aziende. Grazie a questa collaborazione l’esigenza di digitalizzazione dei processi documentali complessi, oggi più che mai sentita nelle grandi organizzazioni, può essere soddisfatta con una nuova soluzione, che unisce la grande competenza di Siav in termini di gestione documentale alla solidità delle infrastrutture di Aruba”, dice Giorgio Girelli, General Manager di Aruba Enterprise.
Per Massimiliano Botta, Direttore Generale del Gruppo Siav: “La definizione di questo accordo con Aruba è un passo fondamentale del processo evolutivo di Siav, focalizzato sullo sviluppo di piattaforme e soluzioni software avanzate, proposte al mercato attraverso partnership strategiche L’integrazione tra le infrastrutture, i servizi Trust e le forti competenze di Aruba in ambito cloud con le piattaforme software di Cloud Content Management di Siav, consente di offrire soluzioni end-to-end uniche sul mercato, altamente ottimizzate e performanti, riducendo le complessità operative e garantendo affidabilità, sicurezza ed efficienza economica”.
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