Le soluzioni per riuscire a fare network durante gli eventi online

Le soluzioni per riuscire a fare network durante gli eventi online

Non solo cinema e concerti: il coronavirus ha imposto un brusco stop a tutte quelle occasioni per stringere conoscenze e fare affari. Per questo la tecnologia si è inventata delle soluzioni per andare avanti, anche tenendosi a distanza

organizzare eventi online

L’argomento del momento è il delicato passaggio alla famigerata “Fase 2” nella battaglia al coronavirus, seconda parte di questa staffetta che dovrebbe condurci il prima possibile al ritorno alla nostra vita per come la conoscevamo prima che il COVID-19 entrasse nella nostra quoitidianità.

Una corsa che vede ancora lontano il traguardo, specie per quelle attività che vivono di assembramento umano. Concerti, musei, convegni, una macchina che non si può bloccare, quindi serve una soluzione e serve anche in fretta.

La musica dal vivo rappresenterà davvero l’ultimo passo, quando ci ritroveremo abbracciati sotto un palco a cantare significherà sul serio che il coronavirus sarà una pagina del libro di storia di un capitolo già passato. 

Per quanto riguarda il resto le soluzioni alternative, non sostitutive, è ovvio, ma perlomeno alternative, si stanno creando. L’agenzia di comunicazione Ninetynine, per esempio, ha creato” Lemonn – Digital Events Experience”, un modo non solo per l’organizzazione degli eventi, ma soprattutto per restituire ai partecipanti, il più possibile, l’esperienza dell’evento. Andiamo per ordine.

In questo momento attraverso la rete è possibile assistere a qualsiasi accadimento, ma non ci voleva certo il coronavirus per scoprirlo: riunioni in videocall, visite ai musei di tutto il mondo virtuali, dirette social, fanno già parte del nostro quotidiano da diverso tempo; oggi scopriamo che addirittura anche la scuola e l’università potrebbero tirare avanti senza necessariamente la nostra presenza fisica.

organizzare eventi online

Realtà scomoda, triste, ma del tutto plausibile. Questo genere di interazione potrà pure “bastare” per un certo tipo di attività, ma non si può certo dire che possa in qualche modo sostituire ciò che accadeva, ad esempio, durante un convegno, dove si va ben oltre il sedersi su una poltroncina e “subire” la lezione di turno; un convegno serve a creare contatti, a progettare lavori futuri, ad incontrarsi.

Ecco allora  Lemonn, un mix di avanzate tecnologie che permettono di vivere un’esperienza streaming che rende possibile la creazione di ambienti live dove gli ospiti si possono incontrare e parlare, assistendo e interagendo con eventi spettacolari (convegni, conferenze stampa, congressi, presentazioni di prodotto, workshop e molto altro).

Entriamo nei particolari per capire meglio: si atterra sulla piattaforma dal proprio device (mobile, tablet o desktop) e una vera hostess, collegata da remoto, compare sullo schermo, pronta per dare il benvenuto e a consegnare l’accredito fornendo tutte le informazioni necessarie per vivere al meglio l’evento. Si accede al foyer, uno “spazio” di decompressione in cui l’utente vede davanti a sé tutto ciò che può fare per proseguire nell’esperienza: gli speaker potranno accedere alla sala relatori dove sarà possibile incontrare i colleghi prima dell’inizio per scambiare opinioni o prepararsi.

organizzare eventi online

Chi assiste all’evento potrà, invece, visitare le stanze per incontrare altri ospiti o accomodarsi in plenaria dove una voce fuori campo introdurrà il susseguirsi dei momenti.

Gli speaker potranno “salire” sul palco semplicemente dal loro device oppure grazie alla gestione dei relatori in green back (spedito a casa o montato ad hoc in una location sicura), e saranno immersi totalmente nella scenografia in 3D.

Le telecamere 3D virtuali renderanno ancora più scenografici gli interventi dei relatori in diretta grazie alla spettacolarizzazione dei contenuti, gestiti in parte autonomamente dai relatori da remoto, e con infinite opportunità di interazione fra il palco e il pubblico grazie agli engagement tool impiegati per massimizzare l’esperienza e il coinvolgimento.

Alle interazioni sociali sono inoltre affiancate quelle digitali per condividere real time con la platea le proprie preferenze e tenere il livello di ingaggio costantemente stimolato.

Ma la vera innovazione arriva anche dalla possibilità di networking. Lemonn  permette a tutti i partecipanti di muoversi liberamente nei vari ambienti dell’evento dove si può scegliere di organizzare meeting one-to-one o con più ospiti. Chi desidera incontrare i relatori, prima o dopo l’evento, potrà accedere, invece, alla meeting​ room dove è possibile rivolgere delle domande in forma privata o semplicemente presentarsi e scambiarsi i contatti.

“Partecipazione, incontro, condivisione, scoperta, emozione, spiegazione, approfondimento, confronto, networking, questo è quello che ci si aspetta da un evento – spiega Simone Mazzarelli, fondatore e Ceo di Ninetynine - e, secondo noi, questo è quello che un evento in versione digitale deve poter offrire. Le relazioni umane distinguono un evento da ogni altro sistema di fruizione di contenuti, per questo ci siamo interrogati su come poter superare il classico live streaming che talvolta rischia di trasformare gli ospiti in meri spettatori passivi”.

Un passo in avanti, niente che possa sostituire l’esperienza fisica, ma perlomeno un’esperienza che potrebbe rivelarsi totale, e questo è già tanto. D’altra parte il futuro, in un modo o nell’altro, volge lo sguardo in quella direzione, a sostenerlo è anche Luca Passini, CEO di CWS Digital Solutions, azienda che fornisce soluzioni per l’evoluzione digitale delle aziende, che spiega come prepararsi alla fase 2 in cui l’accesso agli spazi sarà graduale e controllato, e sarà necessario adottare un approccio innovativo di progettazione di spazi ed esperienze. Il mondo dell’exhibit design dovrà quindi comprendere il cambiamento in corso per sviluppare nuove progettualità senza perdere il valore dell’esperienza e la sostenibilità del settore.  

Il riferimento è il termine “Onlife”, che è un neologismo inserito nella Treccani circa un anno fa cui significato, si legge, è il seguente: “dimensione vitale, relazionale, sociale e comunicativa, lavorativa ed economica, vista come frutto di una continua interazione tra la realtà materiale e analogica e la realtà virtuale e interattiva”. Una via di mezzo dunque, quella che saremo costretti a scegliere per portare avanti diversi settori della nostra società.

Ed è proprio quello che propone CWS Digital Solutions, secondo la quale l’exhibit design onlife è una modalità di progettazione in cui le tecnologie digitali, l’AI (Intelligenza Artificiale) e l’IoT (Internet of Things), si integrano alle strategie di allestimento multimediale e di comunicazione digitale, creando ambienti fisici intelligenti e coinvolgenti.

Ciò vuol dire che il digitale non andrà a sostituire l’esperienza fisica ma che aiuterà, per esempio in questo periodo di crisi, gli allestimenti, riuscirà a farci rispettare le distanze di sicurezza in fila, si potranno veicolare le persone verso luoghi a scarsa densità e gestire le code, accompagnando ad esempio i visitatori verso spazi d’attesa in cui l’offerta personalizzata proposta nello schermo consente di monetizzare i tempi morti. “Lavoriamo da anni nel mondo dell’exhibit con progetti importanti e dal respiro internazionale, questa attività ci porta a confrontarci quotidianamente con architetti e organizzatori di fiere, eventi e mostre, intercettando i bisogni emergenti e proponendo soluzioni integrate di tecnologie e design. Ciò che ci viene chiesto in questi giorni è un supporto per dare continuità a fiere e mostre pensate per essere fruite in un contesto fisico, trasferendole online. - spiega ancora Luca Passini - L’onlife è un concetto che ci affascina perché richiama la stretta relazione tra gli spazi fisici, gli spazi digitali e le tecnologie che consentono di interconnetterli. In questo senso abbiamo da anni lavorato in un’ottica onlife negli allestimenti di mostre, fiere, negozi, uffici e scuole”. Un’ottica che improvvisamente diventa non solo utile ma quasi necessaria, sotto tutti i punti di vista possibili.

“Come CWS – conclude Passini - abbiamo da sempre lavorato progettando soluzioni fortemente integrate tra piattaforma online e allestimenti multimediali, ma sempre partendo dai bisogni e con una forte attenzione all’impatto della tecnologia. In settimane come queste, in cui è diventato evidente il ruolo dell’analisi dei dati e dei sistemi di monitoraggio per garantire la sicurezza degli spazi, abbiamo pensato di aprire una riflessione su quello che ci piace definire come exhibit desing onlife: un metodo di progettazione in cui la tecnologia non è accessorio ma strumento integrante la costruzione dell’esperienza fisica/digitale, perché attraverso sensoristica e analisi dei dati è possibile creare nuove spazi di socialità, intrattenimento, fruizione che rispondano ai nuovi bisogni di distanziamento sociale”.