Sette consigli per migliorare la produttività. A partire dal look

L ’ex presidente degli Stati Uniti Barack Obama è sempre stato definito "molto produttivo”. Jabra, produttore di auricolari, speakerphone e cuffie Wireless e con filo per la telefonia mobile, gli uffici, i mobile worker e i call center, ha elaborato uno studio sulle strategie per migliorare la produttività

Vestire solo in blu o in grigio.

Anche qualcosa di apparentemente banale come la scelta dell’abbigliamento testimonia capacità mentali per affrontare meglio le decisioni più importanti. Evitando scelte eccessivamente vistose nel suo guardaroba, Obama cerca di minimizzare la sua decisione assumendosi comunque un carico di lavoro, che a sua volta gli permetterà di raggiungere gli obiettivi prefissati

Concentrazione

Trasformare i dati in conoscenza richiede che si concentrino attenzione ed energie sul compito su cui si sta lavorando. Questo è spesso più facile a dirsi che a farsi. I nostri uffici - anche quelli in ambienti domestici - sono soggetti a interruzioni, rumori, e a quelle distrazioni che ci possono impedire di soddisfare anche i compiti più semplici della nostra to do list.

Ecco quindi tre modi per entrare in “modalità concentrazione”:

• Richiesta di Privacy. Non dare per scontato che la gente sappia che sei occupato o che hai bisogno di essere concentrato; diglielo. Verrai raramente interrotto se i tuoi colleghi capiranno veramente che sei sotto pressione.
• Fallo anche in modalità tecnologica. Avendo a disposizione i giusti strumenti, puoi informare i tuoi colleghi che sei impegnato semplicemente la modalità “do not disturb” o la risposta automatica.
• Tratta il telefono come una “patata bollente”. Non sentirti in dovere di rispondere sempre a un telefono che squilla quando sei occupato. Lascia che chi sta chiamando registri un messaggio e affronta il problema quando avrai finito quello che stai facendo.

Collaborazione

Una volta che abbiamo trasformato i dati in “conoscenza”, abbiamo bisogno di agire su di essi. Si tratta di collaborare con colleghi, partner commerciali, fornitori e altri. Purtroppo, molti di noi istintivamente cercano di raggiungere questo obiettivo attraverso la semplice convocazione di un incontro, quando in realtà la collaborazione produttiva richiede un approccio più sofisticato.

Ecco tre suggerimenti per migliorare le modalità della collaborazione:

• Rifletti prima di schiacciare il pulsante "impostare una riunione". La richiesta di collaborazione non richiede sempre un incontro. Chiediti prima: “Questo problema ha assolutamente bisogno di una riunione?” Potreste intuire che è possibile raggiungere l’obiettivo con un paio di telefonate o di email.
• Considera il detto "più siamo meglio è" per le feste. In questo caso la domanda è “quali persone devono assolutamente essere presenti all’incontro?” Invita solo coloro la cui presenza è fondamentale per risolvere la questione in oggetto.
• Comunica aspettative chiare. Nell’invitare alla riunione spiega chiaramente il motivo per cui stai richiedendo l'incontro, perché è necessaria la presenza dei partecipanti cui ti rivolgi e ciò che si intende realizzare. Poni anche l’opzione di far decidere di non partecipare coloro che pensano di non poter contribuire.

Decisione

Il processo decisionale in un ambiente collaborativo sta tutto nell’assemblare le persone giuste con il corretto mix di conoscenze e di esperienze. Per arrivare, per l’appunto, alla migliore decisione possibile.

Interi libri sono stati scritti sull'arte di “prendere buone decisioni”, ma qui ti forniamo tre semplici suggerimenti, facilmente applicabili:

• Incoraggia le pluralità di opinioni. I leader devono incoraggiare i membri del team a esprimere la diversità di punti di vista, in modo rispettoso, ma nel segno del “dissenso di principio” e devono essere pronti a utilizzare un approccio in stile "avvocato del diavolo" in sede di esame di ogni opzione che si sta studiando.
• Rimani concentrato sul problema. Il processo decisionale si inceppa quando il team diventa distratto e perde di vista il problema, cosa che si verifica spesso. È necessario, quando si delibera, essere concentrati esclusivamente sul tema in oggetto e ri-orientare il confronto se questo inizia a deviare il proprio corso.
• Tieni la bocca chiusa e le orecchie aperte. I suggerimenti da parte di ogni partecipante alla riunione sono fondamentali per valutare la questione da tutti i punti di vista e prendere una decisione ottimale. I leader dovrebbero dedicare all’ascolto almeno l’80% del loro tempo nella riunione, e appena il 20% ai loro interventi.