AGI - Per molto tempo è stata la sigla da scrivere nei moduli senza capire bene a cosa servisse: un indirizzo in più, imposto per legge a imprese e professionisti, da aprire con una certa diffidenza. Vent'anni dopo la sua introduzione, la Posta Elettronica Certificata (PEC) conta oltre 20 milioni di caselle stimate attive e si avvia a chiudere il 2026 con circa 3,5 miliardi di messaggi scambiati. Sono numeri che descrivono un pezzo di infrastruttura del Paese più che un adempimento.
A fotografarne lo stato di salute è il White Paper di IDC, "PEC: diffusione, casi d'uso e prospettive di interoperabilità nell'ecosistema digitale europeo", promosso da Aruba, uno dei principali gestori della PEC. Lo studio è stato presentato oggi a Roma, al Tempio di Vibia Sabina e Adriano, durante l'evento "PEC. Eccellenza italiana, futuro europeo".
Nella prefazione Mario Nobile, direttore generale di AgID, coglie il punto: la crescente varietà di casi d'uso, scrive, dimostra che la PEC ha superato la dimensione del semplice adempimento burocratico per entrare stabilmente nei processi amministrativi, professionali e d'impresa.
Nelle aziende la casella certificata ormai non è più una sola. Il 63% delle organizzazioni ne gestisce da due a cinque, segno che la PEC si è distribuita tra uffici e funzioni diverse. Il 52% indica la semplificazione dei processi tra i vantaggi principali e il 64% la utilizza per partecipare a bandi e gare, dove il valore legale della ricevuta conta più di qualsiasi altra cosa. Tra i professionisti l'uso è ancora più fitto: il 78% utilizza la PEC ogni giorno o ogni settimana per dialogare con la Pubblica Amministrazione, con le aziende e con i colleghi.
La Pubblica Amministrazione, dal canto suo, l'ha assorbita nella routine. Il 60% degli enti la usa quotidianamente per comunicare con altre amministrazioni, soprattutto per trasmettere atti, pareri e autorizzazioni e per coordinarsi. E nessuno sembra intenzionato a tornare indietro. Oltre il 95% di PA, imprese e professionisti prevede di utilizzarla quanto oggi o di più nei prossimi dodici mesi.
Il dato forse più interessante riguarda però i cittadini, che non hanno alcun obbligo di possedere una PEC. Il 45% degli utenti privati la usa ogni settimana o almeno una volta al mese per fisco, previdenza, scuola, sanità e persino per le questioni di condominio. Quasi 3 milioni di persone hanno fatto un passo in più, registrando la propria casella sull'Indice Nazionale dei Domicili Digitali (INAD) per ricevere lì le comunicazioni ufficiali della PA. Lettere che fino a poco tempo fa arrivavano con la raccomandata e la cartolina verde finiscono così in una casella di posta.
"Accanto agli impieghi più consolidati emergono nuovi ambiti di utilizzo", osserva Massimiliano Claps, Research Director di IDC, sottolineando anche "un marcato interesse verso la sua estensione in ambito europeo".
È proprio questo il nodo. La PEC è una specificità tutta italiana e, fuori dai confini nazionali, il suo valore legale non è automaticamente riconosciuto. Il 55% delle organizzazioni indica la mancanza di interoperabilità internazionale come uno degli ostacoli principali, mentre il 67% è convinto che una comunicazione certificata estesa a livello europeo renderebbe più solidi, sul piano legale e della compliance, gli scambi con l'estero.
La cornice c'è già: il regolamento eIDAS 2 apre la strada a un sistema di recapito certificato interoperabile tra gli Stati membri, e l'Italia, con vent'anni di esperienza alle spalle, è nella posizione di chi ha già fatto i compiti.
"La sfida è fare in modo che questa esperienza possa evolvere nel nuovo quadro europeo, preservando semplicità, sicurezza e continuità per gli utenti", commenta Stefano Sordi, direttore generale di Aruba. Il punto, insomma, è non perdere per strada la facilità d'uso che ha decretato il successo dello strumento mentre lo si adegua a standard comuni.
C'è infine il capitolo dell'integrazione. Le organizzazioni chiedono che la PEC dialoghi meglio con i gestionali e con gli strumenti di lavoro quotidiani, e guardano con interesse all'intelligenza artificiale. Il 54% considera utili gli alert di sicurezza basati sull'AI, il 46% la generazione automatica di sintesi dei messaggi e il 43% la ricerca semantica. Esigenze comprensibili per chi riceve decine di comunicazioni con valore legale al giorno e non può permettersi di perderne una, né di cadere nel phishing che da anni prende di mira proprio le caselle certificate.
La ricerca è stata condotta nel primo trimestre del 2026 attraverso due indagini quantitative e una serie di interviste qualitative. Ha coinvolto 300 organizzazioni, tra cui 120 aziende, 90 Pubbliche Amministrazioni e 90 professionisti, e 800 cittadini, di cui 600 utenti attivi della PEC e 200 che non la utilizzano ancora ma ne conoscono il funzionamento.
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